כל ארגון, חברה ואפילו עסק בינוני או קטן, צוברים במהלך שנות פעילותם מידע וידע רב. היקף המידע בתוך ארגון ממוצע גדֵל פי שניים תוך חצי שנה עד שנה.
מידע זה הוא נכס ואפילו אוצר. ולכן יש צורך עליון לשמור עליו, לארגן אותו ולבסוף גם לאפשר להעביר אותו בצורה יעילה בין כל הגורמים הרלוונטיים מבפנים ומבחוץ.
מהו פורטל ארגוני – Enterprise Portal?
פורטל ארגוני הוא שער גישה למידע הקיים בארגון. את המידע ניתן לנצל כדי להפיק ממני ידע נוסף, לתאם את הפעילות התוך-ארגונית ולשתף בידע הנרכש וכן לרכז יישומים שונים הדרושים לפעילות אנשי הארגון.
באיזו שיטת תקשורת פועלים הפורטלים הארגוניים?
כיום מרבית הפורטלים הארגוניים מבוססים על רשת האינטרנט ומתחלקים בעיקר לשני סוגים:
1. אינטרָא-נט (רשת אינטרנט פנימית לאנשי הארגון)
2. אקסטרא-נט (רשת אינטרנט פנימית לאנשים חיצוניים כמו לקוחות או ספקים)
מה הם המרכיבים העיקריים של הפורטלים הארגוניים?
- מסדי נתונים
- קישורים ליישומים שימושיים עבור עובד
- שרתי דואר
- ארכיון מידע
- קבוצות דיון
- מאגרי שאלות נפוצות או טיפים
- טפסים לביצוע פעולות
3 סיבות מדוע כל חברה צריכה פורטל ארגוני
- אבטחת מידע: בניגוד לפורטל האינטרנטי המוכר, הפורטל הארגוני מאפשר פרסונליזציה, כך שאנשי הארגון ייחשפו אף ורק למידע הרלוונטי אליהם ולתפקידם. כך ניתן לשמור ביעילות על אבטחת המידע.
- ריכוז נתונים: הפורטל הארגוני אִפשר לרכז את הנתונים, כך שכיום המנהלים יכולים לקבל את המידע מכל מקום ובכל זמן, בשפה אחידה ומשותפת לכולם.
- קיצור תהליכי העברת המידע: כל דרג מנהלים יכול לראות את כל הנתונים הנדרשים להחלטות שבסמכותו. הפורטל הארגוני מאפשר לקצר את תהליכי העברת המידע למנהלים ולחסוך בהוצאות.
לסיכום, איך פורטל ארגוני יכול לתרום לארגון, חברה או עסק?
* ייעול תהליכים פנים-ארגוניים
* חיסכון בזמן עבודה
* העצמת עובדים וקבוצות בארגון
* שירות לקוחות משופר ומהיר
* ארגון התכנים באופן נגיש ונוח
* חיפוש ושליפה מהירה של מידע
* הפצה ועדכון תכנים
הבלוג של דאטה פלוס 