מערכת ניהול ממוחשבת – גם לעסק קטן

דאטה פלוס - מערכות ניהול תוכן ממוחשבות

היתרונות של שימוש במערכת ממוחשבת לניהול עסק ידועים ומוכרים. אך למרות עובדה זו, עדיין לא מעט עסקים (במיוחד עסקים "קטנים") טוענים שאין להם צורך במערכת ניהול ממוחשבת והם מסתפקים בכלים הסטנדרטיים (Word, Excel ו Outlook).

שלא תבינו אותי לא נכון, חס וחלילה.

אין לי שום בעיה עם כלי ה office השונים, להיפך, מי שמכיר אותי יודע עד כמה ניתן לנצל את הכלים הללו ומה אפשר להוציא לדוגמא מתוכנת ה Excel, אבל, שימוש בכלים הללו אינו מהוה תחליף ראוי למערכת ניהול לעסק.

אם אתם עסק שיש לו לקוחות והלקוחות שלכם מידי פעם פונים בבקשות או אם אתם רוצים / צריכים להמשיך ולמכור ללקוחות חדשים או ללקוחות קיימים או שיש לכם עבודה יומיומית שצריך לנהל ואולי אפילו יש גם כמה עובדים…

אז.. כן, יש לכם צורך במערכת ניהול שתעזור לכם לעשות את זה יותר טוב.

נכון, שמקובל לחשוב שמערכת ניהול היא דבר יקר, שלוקח הרבה זמן להטמיע. אפשר אפילו לנסות ולהגיד שזה מתאים לחברות יותר גדולות ואולי…עוד קצת תגדלו ותוכלו להרשות לעצמכם.
אני טוען, שאתם לא יכולים להרשות לעצמכם להיות בלי.

על מנת לגדול, אתם חייבים מערכת ניהול שתעזור לכם לעשות סדר, מערכת הניהול תסייע לכם לגדול בצורה מסודרת, היא תאפשר לכם לנהל את המשימות, לעקוב אחר הצעות המחיר, לוודא שהלקוחות שלכם מטופלים כראוי ולא "נופלים בין הכיסאות", היא תעזור לכם לנהל את העובדים שלכם.

חשוב לי להדגיש, מערכת ניהול אינה מותרות רק של חברות גדולות ועשירות שיכולות להרשות עצמן, היא חיונית לכל עסק שיש לו היקף פעילות מינימאלית.

זה נכון שלא כל מערכת ניהול מתאימה.

צריך שהמערכת תהיה פשוטה ושתתמוך בצרכים הבסיסים הנדרשים, המערכת צריכה להיות מספיק גמישה להשתנות בהתאם לשינויים שהעסק יעבור במהלך התקופה הקרובה.

והכי חשוב, היא צריכה לעמוד בתקציב. בהחלט לא ייתכן שעסק "קטן" יקצה חלק נכבד מהמחזור שלו עבור מערכת הניהול.עיקר התקציב צריך להיות מושקע בהמשך הגדילה (במכירות, בעובדים, בשירות וכדומה).

תוכנת מדף או תוכנה בהתאמה אישית? מחולל יישומים אינטרנטי!

פעמים רבות אני נתקל בשאלה האם עדיף לבחור תוכנת מדף או תוכנה בהתאמה אישית. לכל בחירה יש כמובן יתרונות וחסרונות (כמו בכל דבר), ולכן חשבתי כי ראוי להקדיש פוסט בנושא לטובת המתלבטים.

שימוש מיידי מול חוסר התאמה לצרכי הארגון

תוכנת מדף בדרך כלל תהיה זולה יותר מתוכנה מותאמת אישית ותחילת השימוש יכול להיות מידי ללא צורך באפיון ופיתוח ייעודי. אך החיסרון העיקרי של תוכנת מדף הוא בחוסר התאמה לצרכי הארגון.

המצדדים בתוכנת מדף יאמרו, שלעסקים הפועלים באותו תחום מאפיינים דומים. ולכן ניתן "להסתפק" בתוכנת מדף. לדעתי, כמו כל ישות, גם לעסקים דומים יש להם לא מעט מאפיינים שונים שצריכים לקבל ביטוי ותמיכה במערכת המחשוב.

פתרון מכנה משותף מול התאמה למידות הארגון

תוכנת מדף מציעה פתרון למכנה המשותף, אבל ברוב המקרים קיים פער בין צרכי הארגון לפתרון המוצע.
הפער יכול לבוא לידי ביטוי בשדות ותהליכים שאינם בשימוש ומקשים על השימוש במערכת או בחוסר מידע ותהליכים חסרים אשר גורמים לארגון להתפשר או למצוא פתרון חלופי מחוץ למערכת.
ככל שהפער גדול יותר כך, קיים קושי בהטמעת המערכת לארגון.

מהצד השני, עומדת האפשרות לשלב תוכנה המותאמת לפעילות של העסק אשר תומכת בתהליכי העבודה הייחודיים ו"מדברת" בשפה ובמונחים של העסק.
אין ספק, שמערכת שמתאימה בדיוק למידות של העסק עדיפה. כמו בגד במידה הנכונה – ניסתם פעם ללבוש בגד קטן יותר או גדול יותר מהמידות שלכם ? זה לא נח, מגביל, בקיצור לא מתאים ! כך זה בדיוק המצב עם תוכנה.

פתרון חדשני – מחולל יישומים אינטרנטי
אך ברוב המקרים בניית תוכנה ייעודית לעסק יקרה יחסית לתוכנות מדף דומות. פיתוח התוכנה או התאמתה מחייב תהליך של אפיון ופיתוח אשר לוקחים זמן ומשאבים ועולים הרבה כסף.

על מנת לתת מענה לסוגיה זו, החלטנו בחברת דאטה פלוס לפני מספר שנים לפתח, מחולל יישומים אינטרנטי.
המחולל מאפשר למנתח המערכות לבנות את מערכת המידע בהתאם לצרכי הארגון באמצעות ממשק משתמש ידידותי וללא צורך בהתערבות תוכנה ובכתיבת קוד.
בניית היישום ללא שימוש בקוד מאפשר לקצר משמעותית את תהליך ההקמה ומקטין את העלויות.

באופן זה לקוחותינו יכולים להנות מהיתרונות של תוכנה אשר מותאמת אישית בהתאם לצרכי הארגון, בעלויות נמוכות ובלוח זמנים קצר.

הכותב הוא איתי ניר
בעלים של חברת דאטה פלוס בע"מ – www.dataplus.co.il

אנו מתמחים בתחום מערכות המידע והאינטרנט ומספקים פתרונות תוכנה לעסקים. אנו משלבים בפתרונות שלנו מומחיות וניסיון של שנים, כלים טכנולוגיים מתקדמים, הבנה וניתוח עסקי ובעיקר שירות ויחס אישי.

איך לבחור תוכנת ניהול לעסק?

הלקוחות זורמים, הפעילות גדלה, העסק מצליח. אין הרגשה טובה מזאת. אולם, כדי לגרום לעסק שלכם להמשיך בכיוון הנכון כלפי מעלה, אתם חייבים לדעת איך לקצר תהליכים ולהפוך אותו למכונה משומנת.

קצב החיים של העולם המודרני מחייב כיום כל עסק, קטן כגדול, במערכת ממוחשבת שתעזור לו להתנהל ביעילות. ואכן, בתי עסק כבר מודעים לנחיצותה של תוכנת ניהול, שתייעל עבורם את תהליכי העבודה, אך לא תמיד הם יודעים כיצד לעשות את הבחירה הנכונה. לא רק שלכל בית עסק יש צרכים שונים ומגוונים, גם המבחר של החברות והתוכנות המסופקות על ידיהן הוא רחב מאוד. את המבחר הזה בעל העסק צריך לנצל כיתרון, אך הוא יעשה זאת רק אם יבחר בחכמה. אז הנה לפניכם מספר נקודות שיש לשים עליהן דגש לפני שאתם בוחרים תוכנה לעסק:

1. תמיכת התוכנה בתהליכים העסקיים שלכם

שוק התוכנה מספק מגוון פתרונות לסוגים שונים של עסקים וצרכים ארגוניים, אך לכל עסק יש תהליכים עסקיים ומאפיינים אחרים. כאשר הנכם מגיעים לשלב בחירת תוכנה לעסק שלכם, חשוב שתדעו מהם התהליכים הספציפיים שלכם להם התוכנה אמורה לתת פתרון.

2. עדכניות וגמישות  התוכנה

עסקים הינם ישויות דינאמיות אשר משתנות ומתפתחות במהלך הזמן. אם מדובר בעסקים קטנים שמתקדמים וגדלים עם הזמן וכתוצאה מכך משתנים הצרכים או אם מדובר בעסקים מבוססים אשר מתאימים את עצמם לשוק ולתחרות. בכל מקרה על מנת לעמוד בקצב השינויים חשוב שהתוכנה שלכם תהיה גמישה לשינויים. כשמחליטים על בחירת תוכנה לניהול עסק, יש לברר את מידת התאמתה לשינויים, מהירות התגובה והעלויות הכרוכות בכך. החלטה זו יכולה להיות מכרעת ויקרה בהמשך במידה ולא תברר בשלב מוקדם של תהליך הבחירה.

3. מקצועיות בית התוכנה

כדאי לבדוק מהו הרקע המקצועי של מי שמספק לכם את התוכנה. בדקו מהו הוותק והניסיון שלו ובררו מי הם הלקוחות ומה מידת שביעות רצונם מהתוכנות שברשותם. בנוסף, כדאי לקבל חוות דעת אודות הרמה המקצועית של עובדי בית התוכנה מהמנהלים, טכנאים ושירות הלקוחות.

4. לוח זמנים ליישום

שלב ההתקנה של תוכנת הניהול תלוי במשתנים רבים. לפני שאתם בוחרים בתוכנה, בדקו אם זמן התקנתה מתאים לדד-ליין שלכם.

5. ידידותיות למשתמש:

כדאי שתוכנה לניהול עסק תהיה ידידותית למשתמש, גם אם הוא אינו בעל רקע בתחום המחשבים. לפני שאתם בוחרים את התוכנה, בקשו תוכנת פיילוט (או פרטי כניסה וגישה), ומסרו אותה לאחד מהעובדים. בקשו ממנו ללמוד אותה ולתת משוב כעבור שבוע. על פי הערותיו תשקלו אם לבחור בה או לא.

6. עלויות:

כמו בכל מוצר, גם לפני רכישת תוכנת ניהול לעסק מתחייב לבצע, סקר שוק והשוואת מחירים. יש לזכור שבנוסף לעלויות התוכנה הסטנדרטיות: רכישת רישיונות לתוכנה, תשלום עבור תחזוקה, עלויות הקמה והטמעה קיימות עלויות נוספות עבור תשתית המחשוב: שרת, תוכנות הפעלה, אנשי תמיכה למחשבים ולבסיס הנתונים, גיבויים וכדומה.

לאחרונה התפתחה מגמה בעולם מערכות המידע לשירותי תוכנה במודל (SaaS ((Software as a Service. במודל זה הארגון משלם רק עבור שימוש בתוכנה המאפשר חסכון ושליטה בהוצאות.

דאטה פלוס מתמחה במתן פתרונות תוכנה על בסיס מודל ה- SaaS. פרטים נוספים באתר הבית שלנו:

DataPlus.co.il – פתרונות תוכנה לעסקים

מודל ה-SaaS – פתרון מושלם לעסקים קטנים

יש האומרים כי עידן האינטרנט, הוא אחד מהשלבים החשובים בהתפתחות האבולוציונית. אין זו הגזמה, כי האינטרנט עשה מהפך חברתי ותרבותי באופן בו אנו מתקשרים אחד עם השני. הגבולות נפרצו והמידע זורם ונגיש. מעבר לתמורות אלו, האינטרנט שינה את עולם המחשוב לעסקים. אם בעבר הלא רחוק תוכנות הניהול הותקנו על מחשבי הארגון, הרי שהיום יותר ויותר ארגונים ועסקים מעדיפים להשתמש במודל ה- SaaS שפירושו תוכנה כשירות (Software as a Service). העיקרון הוא שהתוכנה מסופקת למשתמש כשירות הניתן לארגון דרך האינטרנט.

נראה שמודל ה- SaaS מותאם עבור עסקים קטנים ובינוניים:

• המודל מאפשר לעסקים להשתמש במערכת ניהול ללא צורך בתשלום עבור רכישת התוכנה ותשתית המחשוב (שרת, מערכת הפעלה, בסיס נתונים וכדומה).
• התשלום הינו עבור שימוש בלבד ונקבע לפי כמות המשתמשים והשירותים. באופן זה, הארגון משלם רק עבור מה שהוא צריך.
• המודל מאפשר לארגון להפעיל את המערכת ללא צורך בהשקעה ראשונית או התחייבויות. לכן, במקרה של אי התאמה ניתן בקלות להפסיק את השימוש במערכת.
• המערכת מופעלת על בסיס רשת האינטרנט, באופן זה חוסך הארגון עלויות תפעוליות רבות כגון: גיבויים, תחזוקת השרת ובסיס הנתונים, אין צורך באנשי סיסטם ובסיס נתונים (DBA).

יתרונות אלו מאפשרים לארגונים קטנים ובינוניים (SMB), לנהל בצורה יעילה יותר את פעילותם העסקית ללא צורך בהשקעה ראשונית גבוהה. הם יוכלו לחסוך בעלויות התפעול ולהקטין את הסיכון הכרוך בשילוב מערכת מידע בארגון.

באמצעות מודל ה- SaaS יוכלו עסקים להקצות את עיקר המשאבים לתהליכי השיווק והמכירה אשר חיוניים להמשך צמיחתם.

מדוע צריך פורטל ארגוני?

כל ארגון, חברה ואפילו עסק בינוני או קטן, צוברים במהלך שנות פעילותם מידע וידע רב. היקף המידע בתוך ארגון ממוצע גדֵל פי שניים תוך חצי שנה עד שנה.

מידע זה הוא נכס ואפילו אוצר. ולכן יש צורך עליון לשמור עליו, לארגן אותו ולבסוף גם לאפשר להעביר אותו בצורה יעילה בין כל הגורמים הרלוונטיים מבפנים ומבחוץ.

מהו פורטל ארגוני – Enterprise Portal?

פורטל ארגוני הוא שער גישה למידע הקיים בארגון. את המידע ניתן לנצל כדי להפיק ממני ידע נוסף, לתאם את הפעילות התוך-ארגונית ולשתף בידע הנרכש וכן לרכז יישומים שונים הדרושים לפעילות אנשי הארגון.

באיזו שיטת תקשורת פועלים הפורטלים הארגוניים?

כיום מרבית הפורטלים הארגוניים מבוססים על רשת האינטרנט ומתחלקים בעיקר לשני סוגים:

1. אינטרָא-נט (רשת אינטרנט פנימית לאנשי הארגון)
2. אקסטרא-נט (רשת אינטרנט פנימית לאנשים חיצוניים כמו לקוחות או ספקים)

מה הם המרכיבים העיקריים של הפורטלים הארגוניים?

• מסדי נתונים
• קישורים ליישומים שימושיים עבור עובד
• שרתי דואר
• ארכיון מידע
• קבוצות דיון
• מאגרי שאלות נפוצות או טיפים
• טפסים לביצוע פעולות

3 סיבות מדוע כל חברה צריכה פורטל ארגוני

1. אבטחת מידע: בניגוד לפורטל האינטרנטי המוכר, הפורטל הארגוני מאפשר פרסונליזציה, כך שאנשי הארגון ייחשפו אף ורק למידע הרלוונטי אליהם ולתפקידם. כך ניתן לשמור ביעילות על אבטחת המידע.
2. ריכוז נתונים: הפורטל הארגוני אִפשר לרכז את הנתונים, כך שכיום המנהלים יכולים לקבל את המידע מכל מקום ובכל זמן, בשפה אחידה ומשותפת לכולם.
3. קיצור תהליכי העברת המידע: כל דרג מנהלים יכול לראות את כל הנתונים הנדרשים להחלטות שבסמכותו. הפורטל הארגוני מאפשר לקצר את תהליכי העברת המידע למנהלים ולחסוך בהוצאות.

לסיכום, איך פורטל ארגוני יכול לתרום לארגון, חברה או עסק?

* ייעול תהליכים פנים-ארגוניים
* חיסכון בזמן עבודה
* העצמת עובדים וקבוצות בארגון
* שירות לקוחות משופר ומהיר
* ארגון התכנים באופן נגיש ונוח
* חיפוש ושליפה מהירה של מידע
* הפצה ועדכון תכנים